Iedere ZZP’er en Freelancer is verantwoordelijk voor zijn eigen boekhouding. Als startende ZZP’er komt er in het begin veel op je af. En dan is het vanuit de Belastingdienst ook nog verplicht om je boekhouding goed bij te houden met een tal van minimale eisen. Maar naast dat de boekhouding verplicht is, zorgt een gestructureerde boekhouding ervoor dat jij inzicht krijgt in de inkomsten, uitgaven en (eventuele) winst van je onderneming.
Hiervoor helpen wij je graag in onderstaande blog met een geheel stappenplan voor jou als ZZP’er of Freelancer. Hierin geven wij 14 tips waarbij jij rekening moet houden wanneer je begint met het opzetten van je ZZP boekhouding. Daarnaast geven wij aan van welke fiscale voordelen jij gebruik kan maken als zelfstandige. Ten slotte bekijken we of het verstandig is om te boekhouding uit te besteden of zelf te doen.
Net als iedere ondernemer moeten ZZP’ers hun boekhouding bijhouden. Dit is vaak het minst favoriete klusje, maar het is noodzakelijk dat de boekhouding goed wordt ingericht. Met de boekhouding wordt het correct en overzichtelijk bijhouden van de administratie bedoeld. Wij geven 14 tips waar jij rekening mee moet houden wanneer jij begint met de boekhouding
Als ZZP’er is het niet wettelijk verplicht om een zakelijke rekening te open. Toch is dit zeer aan te raden en stellen (sommige) banken als eis dat privérekeningen niet gebruikt worden voor zakelijke transacties. Om goed het overzicht te bewaren is het belangrijk dat jij de privé- en zakelijke kosten gescheiden houdt. Dit is overzichtelijker en scheelt voor jou en/of je boekhouder veel tijd. Je hoeft daarnaast niet per bonnetje te bekijken of deze uitgaven zakelijk of privé waren.
Een factuur is een visitekaartje van je bedrijf. Bovendien is bewezen dat hoe professioneler de factuur er uitziet des te sneller de factuur wordt overgemaakt. Naast de uitstraling van je factuur zijn er enkele dingen verplicht die op je factuur moeten staan:
Hierbij is het ook belangrijk dat jij een zakelijke rekening hebt. Je komt serieuzer en betrouwbaarder over wanneer je de gegevens van je zakelijke rekening vermeld in plaats van een privérekening.
Een ZZP’er die minimaal 1.225 uren steekt in zijn onderneming heeft recht op bepaalde aftrekposten. Voordat jij als ZZP’er begint, heb jij vaak veel tijd gestoken in de voorbereiding. Deze aanloopkosten tellen ook mee voor het urencriterium. Het is daarom belangrijk dat je vanaf de voorbereiding je bonnen bewaart en de gemaakte uren gelijk vastlegt.
Een urenregistratie als ZZP’er is vanuit de Belastingdienst niet verplicht. Wel raden wij dit aan. Je kan makkelijk aan je klanten een urenverantwoording afleggen. Je geeft precies aan waar je de werkzaamheden aan hebt besteed en op welke dag. Het is verstandig om dit elke dag bij te houden zodat je niet aan het einde van de maand moet nadenken wanneer je voor wie hebt gewerkt en hoeveel uur dat was. Daarnaast betaal je als ZZP’er minder belasting als je voldoet aan het urencriterium van 1225.
Hierbij is het ook belangrijk dat jij een zakelijke rekening hebt. Je komt serieuzer en betrouwbaarder over wanneer je de gegevens van je zakelijke rekening vermeld in plaats van een privérekening.
Als je voor weinig klanten werkt, weinig in-en verkopen hebt, is het mogelijk om de boekhouding in Excel te doen. Dit is gratis en je kan hiermee gemakkelijk overzichten maken van je inkomsten en uitgaven. Maar Excel is al gauw complex en het duurt ook langer. Als je zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan de boekhouding en het overzicht zo goed mogelijk wil bewaren, is het aan te raden om een boekhoudprogramma te kiezen. Hiermee kan je onder andere:
Er zijn online- en offline boekhoudprogramma’s. Online boekhouden brengt vele voordelen met zich mee. Een online boekhoudpakket creëert overzicht en werkt in de meeste gevallen makkelijker. Je kan namelijk overal de boekhouding doen als je de beschikking hebt over internet en een pc, laptop, tablet of smartphone.
Daarnaast raak je op deze manier nooit je bonnetjes of facturen kwijt. Je scant ze in en ze blijven dan bewaard. Je hebt hiermee ook veel meer overzicht.
Misschien wel de belangrijkste reden is dat online boekhouden een grote kostenbesparing oplevert. Dit komt doordat het veel minder tijd kost, ook als je een boekhouder hebt. Online hoef je alle gegevens maar één keer in te vullen. Je hebt ook niet overal losse papieren en kan daardoor alles makkelijk terugvinden.
TIP: Zorg voor een back-up van je administratie. Dit kan op een externe harde schijf of in de cloud. Hiermee voorkom je dat je met een crash alles verliest.
Het fijne aan een online boekhoudprogramma is dat je veel kan automatiseren. Zorg ervoor dat je online boekhoudprogramma gekoppeld is aan je internetbankieren, facturen, het kassasysteem en eventueel de personeelsadministratie. Hierdoor hoef je elke maand veel minder in te vullen. Je facturen en betalingen worden hiermee automatisch in jouw boekhouding geboekt. Dit is iets wat wij bij Biersteker Advies erg belangrijk vinden. Door zoveel mogelijk te automatiseren wordt het voor jou als ZZP’er zo makkelijk mogelijk gemaakt.
Er zijn veel boekhoud-apps en scanners waarmee jij je bon gelijk kan digitaliseren. Op deze manier staat het gelijk in je administratie en heb je een kopie.
Wanneer je snel factureert is dat goed voor je cashflow. Je kunt dit geld dan weer sneller investeren in je eigen onderneming.
Het is verplicht om je facturen uiterlijk op dag 15 van de maand die volgt op de maand waarop jij je dienst of product hebt geleverd. Wanneer jij een dienst verricht in april, dan moet de factuur uiterlijk 15 mei worden verstuurd.
Bij de inkomstenbelasting en de BTW-aangifte is de factuurdata leidend. Het gaat hier niet om het moment wanneer jij het hebt betaald. Wanneer jij een factuur krijgt op 24 maart en deze pas betaalt op 3 april, geldt hierbij wel 24 maart als datum. Dit valt nog in het eerste kwartaal en moet daarom worden meegenomen in de btw-aangifte van het eerste kwartaal.
Iedere ZZP’er heeft een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Je grootboek, inkoop- en verkoopadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie en eventuele loonadministratie moeten verplicht 7 jaar worden bewaard. Hierbij is een scan van de volledige factuur voldoende. Het is niet dat je elk papiertje moet bewaren in een map. De Belastingdienst geeft op hun website precies weer waar je rekening mee moet houden voor de fiscale bewaarplicht.
De Belastingdienst kan op ieder moment vragen naar je inkomsten, uitgaven en de activiteiten van je onderneming. Vanuit de Belastingdienst zijn de voorwaarden dat jij een kloppende en volledige boekhouding hebt. Maar daarnaast ook dat deze actueel is en makkelijk is te controleren.
Als je administratie onvolledig is, kan dat vervelende consequenties hebben. De Belastingdienst wil binnen een redelijke termijn je boekhouding inzien en controleren. Indien jij dit niet redt, hangen er vervelende boetes aan vast.
Daarnaast zorgt een actuele boekhouding ervoor dat je altijd kan anticiperen op ontwikkelingen in je bedrijf. Plan daarom iedere maand moment(en) in waarin jij bezig gaat met de boekhouding.
Wanneer jij een onderneming hebt waarbij jij werkt met verschillende btw-tarieven, dan is het belangrijk dat het duidelijk staat geregistreerd in je administratie. Het handigst is om hierbij verschillende mappen te maken. Bijvoorbeeld één map met de boekhouding met alle facturen van de producten met een BTW van 9% en één met de producten van 21%. Wanneer jij een uitdraai moet maken voor de btw-aangifte is alles netjes georganiseerd per btw-tarief.
Daarnaast is het ook verstandig om je administratie in te delen per kwartaal. Aan het eind van elk kwartaal doe je de Btw-aangifte. Daarom is het goed om alle facturen per kwartaal in te delen.
Als zelfstandige zijn er meerdere fiscale voordelen waar jij gebruik van kan maken. Dit zijn meer voordelen dan dat werknemers in loondienst hebben. Afhankelijk van je onderneming en je activiteiten kan je gebruik maken van onderstaande belastingvoordelen:
Zoals eerder aangegeven, heb je recht op zelfstandigenaftrek wanneer je in een kalenderjaar meer dan 1.225 uur hebt besteed aan je onderneming. Dit bedrag is €6.670 in 2021. Dit bedrag mag je van je belastbare winst aftrekken. Lees hier meer over op de site van de Belastingdienst:
Let op: Wegens corona gelden er andere regels in 2020 en 2021 over het urencriterium. Hierin mochten alle zelfstandigen in de weken tussen 1 maart 2020 t/m 1 oktober 2020 en tussen 1 januari 2021 en 30 juni 2021 per week 24 uren opschrijven, ook als je deze uren niet hebt gemaakt.
Naast de zelfstandigenaftrek krijg jij driemaal in de eerste 5 jaar van je bedrijf extra startersaftrek. De startersaftrek is in 2021 €2.123. Hiervoor geldt dezelfde eis als bij de zelfstandigaftrek, je kan pas gebruik maken van startersaftrek als je voldoet aan het urencriterium.
Hiervoor komt iedere zelfstandige ondernemer in aanmerking. Hiervoor hoef je ook niet aan de 1.225 uren te voldoen. In 2021 is de mkb-winstvrijstelling 14% van de winst, nadat u deze hebt verminderd met de ondernemersaftrek. Over dit percentage hoef jij dus geen belasting te betalen.
Aankopen die jij voor je onderneming doet en die je langer dan een jaar gebruikt en tenminste 450 euro kosten noemen we investeringen. Deze investeringen moet je afschrijven over meerdere jaren. De meeste investeringen moet je minimaal in een periode van 5 jaar afschrijven.
Wanneer jij €400,- (2021) investeert in je bedrijf op jaarbasis mag je maximaal 28% van dit geïnvesteerde bedrag aftrekken van je belastbare winst.
Een deel van je inkomen kan je opzijzetten voor je pensioen. Dit is fiscaal aantrekkelijk. Het bedrag wat jij mag aftrekken van je inkomen kan je berekenen op de website van de Belastingdienst.
Als ZZP’er mag je 9,44% van je winst reserveren voor je pensioen. Hier zit wel een maximum aan. In 2021 mag je maximaal €9.395,- reserveren voor je oude dag.
Dit doe je eens per maand, kwartaal of jaar. Het meest gebruikelijk is een kwartaalaangifte. Ook als je geen omzet hebt gemaakt. De eerste keer krijg je automatisch een bericht wanneer het zover is. De volgende keren niet meer. Dit moet voor de volgende datums:
Je doet dus aangifte in de maand nadat het kwartaal voorbij is. In een eerdere blog gaven wij een voorbeeld en tips van hoe jij de btw-aangifte zelf kan doen.
Als ZZP’er of Freelancer moet je naast de btw-aangifte ook elk jaar je aangifte inkomstenbelasting doen. Dit moet altijd voor 1 mei (een uitstel van een jaar is mogelijk) en digitaal. Vanaf 1 maart staat dit online in Mijn Belastingdienst. Hierbij ga je enkele vragen over het afgelopen jaar langs.
Een paar weken nadat je aangifte hebt gedaan, krijg je bericht waarin staat hoeveel belasting je terugkrijgt of moet betalen.
Het opstellen van een volledige jaarrekening is voor ZZP’ers met een VOF of eenmanszaak niet verplicht. Voor een B.V., N.V., stichting, vereniging en coöperatie is het wel verplicht.
Tip: Wanneer je een lening of hypotheek wilt aanvragen bij de bank vragen ze naar jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar. Daarom kan het handig zijn om wel een jaarrekening op te stellen. Daarnaast zorgt dit ook voor een goed overzicht. Een jaarrekening bestaat uit 3 onderdelen:
Een balans: In je balans geef je een actueel overzicht van je bezittingen en schulden weer. Het laat zien hoe je bedrijf er op dat moment voor staat. Je kunt zien welke activa je bezit en hoe deze zijn gefinancierd.
Een winst- en verliesrekening: Dit geeft een overzicht weer van de kosten en opbrengsten uit een bepaald boekjaar. Een positief resultaat betekent ‘winst’ en een negatief resultaat betekent ‘verlies’. In een eerdere blog hebben wij precies weergegeven hoe je een winst- en een verliesrekening kan opstellen.
Toelichting op bovengenoemde onderdelen: Hierin geef je een korte toelichting op de wijze waarop de balans en winst- en verliesrekening zijn opgesteld en vermeld je het aantal personen dat werkzaam is in de onderneming.
Dit is een belangrijke vraag die veel ZZP’ers hebben. Je mag altijd zelf bepalen of je de boekhouding zelf doet of wilt laten uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Het is zeker mogelijk om zelf je boekhouding te doen. Maar bovenstaand heb je kunnen zien dat er best veel bij komt kijken. Als je geen zin of geen gevoel bij de boekhouding hebt, is het waarschijnlijk slim om dit uit te besteden. Wel is de omvang van je onderneming een belangrijke factor. Wanneer je maar een aantal facturen per maand hoeft te versturen is het gemakkelijker om de boekhouding bij te houden dan een boekhouding waarbij je met veel in- en verkoop, personeel en grote voorraden te maken hebt.
Het is ook niet zo dat je gelijk je gehele boekhouding uitbesteed aan je boekhouder. Je kan er altijd zelf voor kiezen om bepaalde onderdelen als de btw-aangifte en het opstellen van een grootboek te laten uitbesteden en dat je zelf de facturatie doet.
Een groot voordeel van een boekhouder is dat zij veel verstand hebben van fiscale voordelen. Hierdoor verdient die zichzelf vaak weer terug. De kosten van een boekhouder kan je ook zo laag mogelijk houden door de gegevens goed te ordenen. Hierdoor is de boekhouder minder tijd kwijt aan het ordenen van alle facturen.
Biersteker advies is een samenwerking van Ben Biersteker en Bas Bervoets.
Zowel Ben als Bas zijn beide ooit het familiebedrijf ingestapt van hun vader. Na een aantal jaar onafhankelijk van elkaar gepionierd te hebben, ontstond in 2021 de vraag van beide kanten naar samenwerking. Deze samenwerking is uitgemond in een fusie tussen beide bedrijven en per 2022 zijn wij gezamenlijk verder gegaan onder de naam Biersteker Advies. Ons kantoor kan worden omschreven als een administratie- en advieskantoor zonder poespas. Wij richten ons op zelfstandige ondernemers en het MKB. Ons doel is om de administratieve lasten bij deze groep weg te nemen, en te zorgen dat er onderaan de streep meer overblijft.
Dit doen wij door het proces zo simpel mogelijk te maken en de taken zoveel mogelijk te automatiseren. Hiernaast geven wij graag bedrijfsadvies; u kunt bij ons altijd terecht met een zakelijk vraagstuk!”
James Wattstraat 22
1817 DC Alkmaar
Telefoon: 072 5209695
Email: info@bierstekeradvies.nl
Ma – Vrij: 8:30 – 17:00